Правильно перевозим офис: полезные советы

Офисный переезд требует вдумчивого подхода. На этапе организационных работ следует учесть все мелочи, чтобы переезд состоялся в короткие сроки и с наименьшими затратами. Если вы еще не сталкивались с необходимостью перевезти офис, воспользуйтесь полезными советами.

Совет 1. Подготовьте план помещений текущего офиса и промаркируйте все рабочие места и относящуюся к ним мебель. Подготовьте план нового офиса и определите, где будут размещены столы, шкафы и другие предметы обстановки.

Важно учесть размеры помещений, расположение окон и дверей, размеры мебели. Позаботьтесь заранее об электрических розетках для оргтехники – их должно быть достаточное количество в удобных для подключения местах.

Совет 2. На подготовительном этапе важно определить объем перевозок и подобрать подходящее транспортное средство. Если в одну малотоннажную машину весь груз не поместится, можно сделать два рейса, если новый офис располагается неподалеку. Если требуется четыре рейса, лучше задействовать две единицы транспорта.

При переезде на большое расстояние или при опасности надолго застрять в пробке, выгоднее воспользоваться родним автомобилем большой вместимости – стоимость перевозки груза транспортным средством с объемом кузова до 30 кубометров ниже, чем использование четырех «ГАЗелей».

Совет 3. Чтобы оперативно выполнить перевозку, нужна бригада грузчиков. Подберите численность бригады в соответствии с объемами работ. Если в офисе есть сейф или иной негабаритный или тяжеловесный объект для транспортировки, потребуются услуги такелажников. Грузчикам можно поручить не только переноску и погрузку офисного имущества, но и разборку мебели с последующей сборкой на новом месте.

Совет 4. Позаботьтесь о правильной упаковке вещей:

• раздайте сотрудникам коробки для упаковки личных вещей;
• упакуйте по коробкам все папки с документацией, канцелярскими принадлежностями и т.д., обязательно промаркируйте их, указав номер рабочего места или шкафа согласно подготовленному плану;
• отключите от электросети и упакуйте оргтехнику в коробки подходящего формата, обернув мониторы воздушно-пузырьковой пленкой, шнуры аккуратно складываются вместе с самой техникой, коробки маркируются;
• если у вас в офисе есть растения, их перевозят в открытых коробках (в холодное время года лучше перевезти их отдельно легковым авто).

Совет 5. После того, как все вещи и оргтехника упакованы и сложены в коробках, в одном из помещений требуется разобрать офисную мебель. Шкафы и столы при перевозке на большое расстояние можно повредить, поэтому их рекомендуется разобрать и качественно упаковать. Детали стандартной однотипной мебели складывают вертикальными стопками – так они займут минимум места. Это столешницы, полки, боковины шкафов и столов и т.д.

Если мебель предстоит перевозить в неразобранном виде, из нее вынимают полки и ящики, снимают стеклянные дверки. С обычных дверок снимите фурнитуру, сами дверки зафиксируйте скотчем.

Совет 6. Уделите особое внимание качественной упаковке мебели – она должна быть защищена от влаги, пыли и случайных повреждений. Чтобы уберечь полированные поверхности используйте листы гофрокартона и стрейч-пленку. Неразобранная мебель (корпусная и мягкая) и пачки мебельных деталей также обматываются стрейч-пленкой.

Офисные стулья собираются в стопки или попарно (один на другой ножками вверх), эти стопки, как и компьютерные кресла, обматываются стрейч-пленкой.

Обратите внимание на маркировку упаковок – если указать на ней кодовое обозначение согласно плану, грузчики перенесут мебель при разгрузке непосредственно к месту сборки, что позволит избежать неразберихи и потери времени.

Совет 7. Организуйте разгрузку согласно плану, о составлении которого читайте по ссылке http://tk-gruzvoz.ru/clauses/kak-organizovat-pereezd-ofisa/. После переноски мебели и имущества в выделенные для них помещения можно приступить к обустройству рабочих мест.

Выполняется:

• сборка и расстановка мебели;
• расстановка и подключение оргтехники;
• раскладка папок с документами и прочих вещей по привычным местам.

Итог. Грамотно организованный переезд даже крупного офиса занимает считанные часы. Весь комплекс работ можно выполнить за выходные дни, и с понедельника организация продолжит функционировать в обычном режиме. Доверьте офисный переезд профессионалам и избавьте себя от головной боли.